DEFINICIÓN

La facturación electrónica también llamada efactura, e-factura o comprobantefiscal digital, es un equivalente funcional de la factura en papel y consiste en la transmisión de las facturas o documentos análogos entre emisor y receptor por medios electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos (de un ordenador a otro), firmados digitalmente con certificados reconocidos.

Se transmite tres condicionantes para la realización de e-Factura:

- Se necesita un formato electrónico de factura de mayor o menor complejidad (EDIFACT, XML, PDF, html, doc, xls, gif, jpeg o txt, entre otros). 

- Es necesario una transmisión telemática (tiene que partir de un ordenador, y ser recogida por otro ordenador).

- Este formato electrónico y transmisión telemática, deben garantizar su integridad y autenticidad a través de una firma electrónica reconocida.

   REQUISITOS DE TODAS LAS e-FACTURAS

 Adicionalmente, y como requisito de todas las facturas independientemente de cómo se transmitan, en papel o en formato electrónico, el artículo 6 del RD 1496/2003 que regula el contenido de una factura establece que los campos obligatorios de una factura son:

-Núm. Factura

-Fecha expedición

-Razón Social emisor y receptor

-NIF emisor y “receptor”

-Domicilio emisor y receptor

-Descripción de las operaciones (base imponible)

-Tipo impositivo

-Cuota tributaria

-Fecha prestación del servicio (si distinta a expedición)

Para cumplir con la norma y que una factura electrónica tenga la misma validez legal que una emitida en papel, el documento electrónico que la representa debe contener los campos obligatorios exigibles a toda factura, estar firmado mediante una firma electrónica avanzada basado en certificado reconocido y ser transmitido de un ordenador a otro recogiendo el consentimiento de ambas partes.

   BENEFICIOS

Dependiendo del tamaño de las empresas y el volumen de su facturación, el ahorro en concepto de emisión y gestión de facturas (emisión, envío, recepción, almacenaje, búsqueda, firma, devolución, pago, envío, etc.) puede fluctuar entre el 40% y el 80%. Entre los motivos que hacen posible este ahorro se encuentran:

-Oportunidad en la información, tanto en la recepción como en el envío.

-Ahorro en el gasto de papelería.

-Facilidad en los procesos de auditoría.

-Mayor seguridad en el resguardo de los documentos.

-Menor probabilidad de falsificación.

-Agilidad en la localización de información.

-Eliminación de espacios para almacenar documentos históricos.

-Procesos administrativos más rápidos y eficientes.

Por otro lado, una vez que las empresas empiecen a operar con esta tecnología, se verán incentivadas a digitalizar otros documentos, logrando eficiencia y ahorro en otras áreas de la empresa. El control tributario se incrementa con la factura electrónica, ya que permite un mayor control del cumplimiento tributario y simplificación de la fiscalización.